E-Tudásbázis

Bejövő számlákat is rögzíthetünk a programban (külön modul).

Két féle bejövő számlát különböztetünk meg a programban, azokat amiket bevételezésből készítünk a bejövő árukról, illetve azokat amikhez nem tartozik áru, mert pl. villanyszámla, bérköltség, tankolás, stb.

Általában először a bevételezést kell lementeni, hogy az árú készletre kerüljön, majd utána vagy rögtön rögzítjük a bejövő számlát (pl. ha ténylegesen számla alapján vételezünk be), vagy pedig utána pár nappal, héttel rögzítjük a bejövő számlát amikor megérkezik (mert bejövő szállítólevél alapján vételeztünk be). A bevételezéskor az egyéb adatok fülnél van az Ellenoldali sorszám, ahová vagy a bejövő számla vagy a bejövő szállítólevél sorszámát kell feltüntetni. Ez fontos, mert a szoftver ennek megfelelő rovatba fogja beírni és összepárosítani ezt a bejövő számlával (ellenoldali sorszám passzoljon a bejövő számla “számlaszámával” vagy “kapcsolodó bizonylat sorszámával”). A bevételezés lementésekor kiválaszthatjuk, hogy rögtön elkészítjük-e a bejövő számlát, vagy majd csak később. Későbbiekben a bevételezést kiválasztva jobb klikkel -> Bejövő számla gombbal vihetjük fel a bejövő számlát. Az összepárosításról lekérdezhető egy lista a Bejövő számlák párosítása menüpontban, ahol ellenőrizni tudjuk, hogy minden bejövő számlának megvan-e a párja (és fordítva).

Bejövő számláknál lehetőség van valamiféle extra megjegyzést is adni, pl. hogy miről is szól (pl. Router vásárlás, vagy repi költség), ez később hasznos lehet a visszakeresésnél (lehet ez alapján keresni!)

Legfontosabb azonban, hogy bejövő számláinkat, kiadásainkat Kategóriákra bontsuk. Ez a lista először üres, de ha ide beírunk valamit, legközelebb automatikus bővülni fog. A bejövő számlák listájában ezek a kategóriák fülekre jelennek meg, így segítve a keresést. Pl. Adó, Bér, Autó, Iroda, stb… A kimutatásoknál is van lehetőség lekérdezni a bejövő számlákat mind partnerekre bontva, mind kategóriákra bontva.

Ezen kívül ha rendelkezünk az E-Asszisztens CRM Modullal, akkor be is scannelhetjük a számláinkat, hogy utólag visszakereshessük őket a Dokumentumtárban. Ehhez az új dokumentum gombot válasszuk. Ez lehet PDF, JPG, PNG fájl is akár. Fontos, hogy a fájl mérete ne legyen nagyobb 500k-nál, különben nagyon leterheljük az adatbázist! Célszerű olyan 150 DPI-ben scannelni, többen felesleges!

A bejövő számláknál elérhető az Utalandók listája menüpont, ami kigyűjti a kifizetetlen számláinkat, a megfelelő utalási adatokkal: partnernév, bankszámlaszáma, utalandó összeg, és hivatkozási bankszámlaszám.